Checklist: Ako si užiť zahraničnú konferenciu

19. 04. 2018 Autor Martina Habartová

1. Ako kúpiť najlacnejší lístok na konferenciu

Že nejaký lístok na konferenciu stojí oficiálne hromadu peňazí ešte nutne neznamená, že ich za neho musíte skutočne minúť. Ak zvažujete účasť, porozhliadnite sa, či by sa lístok nedal zohnať lacnejšie. Asi najčastejším fígľom organizátorov bývajú tzv. early birds tickets. Tieto lístky sa začnú predávať niekoľko mesiacov pred konferenciou a organizátorom majú zabezpečiť len návratnosť nákladov, sú preto najlacnejšie. Čím bližšie je dátum akcie, tým lístky spravidla zdražujú (a to pokojne o stovky eur). Pozrite sa tiež, či organizátori neponúkajú rôzne cenové hladiny vstupeniek podľa toho, čo je v nich zahrnuté. Ak si na afterparty neužijete, môžete ušetriť.

Tipy: Nájdite si na Facebooku skupiny venované konferencii a popýtajte sa o lístky. Je celkom pravdepodobné, že sa nájde niekto, kto si lístok kúpil, ale nakoniec sa akcie zúčastniť nemôže a vstupenky rád aj za nižšiu cenu predá.

Checklist:

• Kúpiť vstupenku.
• Uložiť vstupenku do telefónu.
• Vstupenku pre istotu vytlačiť.

2. Ako kúpiť najvýhodnejšiu letenku/cestovný lístok

Najzákladnejšie pravidlo znie: Nečakajte. Letenku si kúpte s niekoľkomesačným predstihom. Ak dúfate, že predajca bude na poslednú chvíľu vypredávať nepredané letenky za nízku cenu, aby lietadlo zaplnil, uvedomte si, že na konferenciu neletíte sami. Čím väčšia akcia, tým viac ľudí sa jej zúčastní a rozdiel medzi letenkou kúpenou štyri mesiace dopredu a letenkou kúpenou na poslednú chvíľu môže byť pokojne aj niekoľko stoviek eur (a to sa bavíme len o Európe).

✈️ A guy just asked people on his flight “Who’s going to #WebSummit?”
Crazy – try it on your flight 👍🛫🛬 pic.twitter.com/OL73IiaXrL

— Paddy Cosgrave (@paddycosgrave) November 5, 2017

Aj pri vlaku urobíte dobre, keď nákup lístka nenecháte na poslednú chvíľu. Konkrétne ČD ponúkajú megavýhodné včasné lístky, ktoré sa od tých štandardných/medzinárodných môžu cenovo líšiť aj o desiatky eur. Trebárs nás skorý lístok na vlak do Kolína nad Rýnom vyšiel na 494 Kč (z Prahy), bežný medzinárodný lístok stojí 3 905 Kč. Pozor, množstvo včasných cestovných lístkov na vlak je obmedzené, preto kupujte, kým sú.

Pri nákupe leteniek rozhodne zvážte pripoistenie storna pre prípad, že sa nebudete môcť akcie zúčastniť. Prepis mená na letenke na kolegu totiž stojí mnohokrát viac ako kúpa novej letenky (overené za vás). Lístok na vlak môžete vrátiť najneskôr deň pred odchodom za poplatok 3 eurá. Rovnako tak si dohodnite na dobu pobytu cestovné poistenie. Aj na konferencii vás môže začať bolieť zub či v krku, alebo si môžete vyvrtnúť členok a bez poistenia vaše bankové konto zaplače.

Tipy: Pozor na to, že rôzne agregátory leteniek vám síce letenku predajú, ale akonáhle vás skasírujú, už ich veľmi nezaujímate, a preto vám nezašlú ani upozornenie o zmene letu. Preto si pár dní pred odletom na stránkach aeroliniek skontrolujte, či sa čas odletu nezmenil.

Checklist:

• Kúpiť letenku.
• Online check-in.
• Palubný lístok stiahnutý v telefóne/aplikácii leteckej spoločnosti.
• Palubný lístok pre istotu vytlačiť.
• Vybaviť cestovné poistenie.

3. Ako zbytočne neplatiť za batožinu

Ak človek letí na konferenciu, veľa toho nepotrebuje. Preto spravidla nebýva potrebné priplácať si za odbavenú batožinu a postačí príručná. Pri nákupe letenky si preto overte, koľko batožiny a akých rozmerov vám letecká spoločnosť dovolí vziať si so sebou na palubu lietadla. Vziať si na palubu viac kusov príručnej batožiny totiž nie je také samozrejmé, ako som zistila pri lete z Portugalska so spoločnosťou ČSA. Ak si u tejto spoločnosti kúpite lacnú letenku s tarifou Light, máte možnosť si vziať na palubu len kabínovú batožinu, a ešte vám ju prevážia, či neprekračuje povolenú váhu. Ani úplne mikromininanokapsička cez rameno na doklady a peniaze vám neprejde. Takže pozor na to. Vlakom si môžete previezť pokojne lodný kufor, tam sú rozmery šumafuk.

Tipy: Ušetriť na váhe batožiny vám oproti škrupinovému kufru pomôže skladacia cestovná taška. Zvážte, či je nutné so sebou ťahať notebook a nevystačíte si len s netbookom alebo tabletom. A v neposlednom rade nezabúdajte na to, že letíte do civilizácie a veľa veci si môžete kúpiť až na mieste.

Checklist:

• Overiť si, akú batožinu moja letecká spoločnosť povoľuje.
• Premerať batožinu.

4. Ako si rezervovať najlepšie ubytovanie

Účastníci konferencií sa podľa môjho pozorovania radia do dvoch skupín:

• Prvá skupina ide predovšetkým na konferenciu, plánuje chodiť spať o desiatej, aby mohla vstávať skoro a bola na prednášky svieža.
• Druhá skupina si ide konferenciu hlavne užiť, networkovať a objavovať nové miesta

Podľa toho, do ktorej skupiny patríte, by ste mali vyberať ubytovanie. Členovi prvej skupiny nebude vadiť bývať blízko miesta konania konferencie, aj keď to bude skôr na okraji mesta, pretože si v duchu mädlí ruky radosťou, že na prednášky nebude jazdiť plným MHD. Člen druhej skupiny bude ochotne na konferenciu jazdiť natlačený v metre/autobuse/električke ako sardinka v plechovke, ale bude bývať v centre, a bude sa môcť aktívne zúčastňovať nočného života.

Tipy: Ubytovanie by ste mali objednávať aspoň 4 mesiace pred dátumom konania akcie, kedy sa vám ešte podarí za slušnú cenu zohnať ubytovanie priamo v strede mesta. Neskôr už bude výber zúžený a tesne pred termínom budete radi, že vôbec máte kde zložiť hlavu. To platí najmä pre veľké konferencie a turistami hojne navštevované destinácie. Pre rezerváciu ubytovania odporúčam Airbnb a Booking.

Checklist:

• Rezervovať ubytovanie.
• Uložiť si adresu ubytovanie do mobilu.
• Adresu ubytovania si pre istotu vytlačiť.

5. Ako sa na konferenciu pripraviť

Prípravu na konferenciu prispôsobte tomu, aká veľká konferencia. Pokiaľ sa bude konferencia konať vo viacerých sálach, prejdite si program a vyznačte si, ktoré prednášky by ste si chceli vypočuť. Potom si svoj výber prejdite ešte raz a zakrúžkujte si prednášky „must see“. Je totiž celkom možné, že na mieste bude v sálach taký nával, že budete musieť niektoré prednášky vynechať, aby ste sa stihli pretlačiť na tie, ktoré chcete naozaj vidieť. Ďalšou podpásovkou, s ktorou je potrebné počítať, je čas potrebný na presuny medzi jednotlivými sálami, kde sa prednášky konajú. Na Web Summite vám iba premiestnenie medzi pavilónmi zaberie dobrých 15 minút.

Tipy: Pre istotu si so sebou vezmite do batôžka tyčinku, ktorou zaženiete hlad, keď sa vám nebude chcieť vystávať nekonečné fronty na jedlo. Nezabudnite si tiež power bank na dobíjanie mobilu, ak sa chystáte prezentácie počas prednášok fotiť (platí dvakrát pre majiteľov iPhonov!). A pribaľte si so sebou tiež balenie papierových vreckoviek. Na konferenciách totiž toaletný papier doslova sublimuje. A to nechcete.

Checklist:

• Prezrieť si program a vybrať prednášky.
• Nachystať si desiatu.
• Vziať si nabitú power bank.
• Pribaliť papierové vreckovky.

6. Ako sa zorientovať v mieste pobytu

Letenky máte, ubytovanie máte, program ste videli. Čo ďalej? Tak napríklad si zistiť, ako sa dostať z letiska/stanice. Pretože nie všade funguje Uber (vyskúšané za vás v Kolíne nad Rýnom). Samozrejme, môžete ísť taxíkom, ale zostaňme pri tom, že za pár dní na konferencii nechcete minúť svoje úspory na dovolenku. Dopredu si preto na internete nájdite, akým dopravným prostriedkom (s akým číslom a z akého nástupišťa) sa dostanete do mesta. Pokiaľ už takú neuváženosť spáchate, a nezistíte si to dopredu, nájdite sa najbližšie turistické informácie, kde vám aspoň orientačne poradia, prípadne venujú plánik MHD (pozor – turistické informácie fungujú len v otváracích hodinách, nočné, skoré ranné a večerné prílety/príchody majú preto smolu).

Tipy: Nemusíte si doma plánovať s prstom na mape celý pobyt, stačí, keď si nájdete najbližší bod, kam sa musíte po príchode dostať (napríklad ulicu a zastávku autobusu). Pre istotu si tiež na Google Street View prehliadnite zvonku miesto svojho ubytovania, nech nebeháte po bulvároch zmätene sem a tam, a uložte si telefónne číslo na svojho ubytovateľa. Skontrolujte si, či máte v zahraničí povolený roaming a dáta.

Checklist:

• Premyslieť si, ako sa budem prepravovať.
• Zistiť si, ako sa dostanem z letiska/stanice.
• Napísať si názov zastávky a ulice, kam máte prísť.
• Pozrieť na Google Street View, kde bývam.
• Uložiť si číslo na ubytovateľov.
• Skontrolovať roaming.

7. Ako si celý pobyt užiť

Niekto má rád veci naplánované, niekto cestuje v punkovom štýle. Prvej skupine odporúčam zabehnúť do knižnice kníhkupectva pre Lonely Planet a naštudovať miestne reálie od neolitu po súčasnosť, druhej skupine zistiť si aspoň, čo by sa dalo vidieť, kde by sa dalo niečo zajesť, čo je pre dané mesto typické – k tomu skvele poslúži obvykle Wikipedia a Tripadvisor. Poobzerajte sa aj po cestovateľských blogoch, kde narazíte na veľa odporúčaní na miesta jedlá/veci/zvyklosti, ktoré si už niekto vyskúšal za vás. Dobré je tiež zamyslieť sa nad tým, či vyberiete peniaze vopred, alebo až na mieste v bankomate (a zistiť si poplatky svojej banky za výbery v zahraničí, niektoré ich majú od určitej sumy zadarmo, iné celkom dosť spoplatnené).

Tipy: Niektoré konferencie podporujú networking svojich účastníkov pomocou špeciálnych aplikácií. Ak tá vaša medzi ne nepatrí, skúste sa porozhliadnuť po Facebooku, možno už niekto skupinu združujúcu účastníkov akcie založil … alebo ju založte vy sami 🙂 Idete do Madridu na The Inbounder? Pridajte sa do našej FB skupiny Češi a Slováci na The Inbounder 2018 a môžeme zájsť na pivo 🙂

Checklist:

• Spísať si, čo chcem vidieť.
• Dohľadať si typické jedlá, suveníry.
• Vybrať peniaze.
• Spojiť sa v skupinách s ostatnými účastníkmi.

Vyššie uvedené body neberte ako dogmu, ale skôr ako naše vlastné skúsenosti z cestovania po zahraničných konferenciách. Samozrejme sa vás veľa bodov netýka, ak pracujete pre brunejského sultána a máte na konferencii neobmedzený budget. A aké máte s cestovaním na zahraničné konferencie skúsenosti vy? Podeľte sa o ne s ostatnými v komentároch!